雇用者が顧客などの外部情報を収集する際には、詳細な目的を明確にする必要があり、それに従って使用することが義務付けられているが、従業員の個人情報は業務のためならば合理的な範囲内で使用することができる。
事業活動そのものの変更や戦略の変更は、従業員の配置や作業内容の変更につながる可能性があり、予期せぬ事態に対応するため、柔軟に対応する必要がある。
事業活動にかかわる個人情報や機密情報の保護については、事業者が外部の責任を負うため、情報の共有化を進める必要がある。

そのような従業員の監視や様々な危機対応に対応する必要があるが、その場合も従業員情報を利用した作業が必要となるので、さまざまな個人情報の管理、監督、相談などが必要だ。
以下のような使用方法は禁止である。具体的には、たとえば給与計算のために従業員の家族情報を特定し、配置変更や派遣などの人事変更を検討する場合、家族との同居や子育てなどを考慮した検討は非目的用途として禁止されている。
従業員の情報や役員に関する情報は、「事業遂行のため」や台風などによる避難勧告など、さまざまな変化に対応できる目標を示すべきである。台風に近づく危険性を判断する際にも、交通費を請求する目的でのみ、居住地に関する情報や通勤者に関する情報を使用する場合は、目的外利用になる。。
事業活動の合理的な執行を妨げないような措置を講じる必要がある。