情報漏洩のリスクは、どんな情報交換の手段によっても常に存在する。
安全性を確保するためのルールを決め、ルールに従って使用する必要がある。
ファックスの宛先番号が間違っているため、外部に情報が漏洩する事件が頻繁に発生することは事実である。
メールの場合、多くの場合、アドレスを誤るとメールが到達しないが、番号が多少異なっても、別のところに届くファックスは情報が漏れる危険性が高いが、ファックスの使用を禁止して業務が遅れるのは本末転倒だ。

情報の内容からメールよりもファックスが適している際や、ファックスのほうがPCよりも多く、十分なPCの配備がない場合もあるはずで、間違った場所ににファクスを送信するのは、個人情報保護法に基づき、本人が同意しない第三者であり、内容から個人を特定することが可能な場合、それは大問題である。
ミスに気付いた場合、間違ってファックスを届けた相手に連絡し、送ったFAX紙を処分するよう依頼すべきである。
この場合はファックス番号しか知ることができないので、電話をかけることができず、それ以上の被害を防ぐことは困難である。
一度送信するとキャンセルできないので、ファックスで渡すものとそうでないものを分けるべきだろう。
機密情報が書かれている紙は、封筒に手紙を入れてポストに入れて渡したり、それを暗号メールで渡すべきである。

また、ファックスで渡すときもそうでないときも、名刺や名簿番号をつけて読み上げチェックし、送信者小切手以外の他の人と一緒にファックス番号を送信する前にチェックしてもらい、短縮番号を使用しないなどの規則を入れる方法などが適切である。
誤送信自体に気付かない場合もあるので、送信記録を確実に保持して確認することも重要である。
ちなみに、ファックスが複数の人に共通して使う場合もよくあるので、個人情報ではなく機密情報の漏洩が懸念される場合は、無関係の人に送ってしまうことを避けるために、送る前に相手に電話をし、ファックスの前で待ってもらうことも有効だ。